ISC-privacybeleid 

1. Inleiding en definities 

Het ISC-privacybeleid wordt periodiek herzien en bijgewerkt. De laatste update was op 24 juni 2024. 

'Persoonsgegevens' betekent in dit beleid alle informatie die op u betrekking heeft en waarmee u direct of indirect kunt worden geïdentificeerd, zoals naam en contactgegevens, biografische informatie of informatie over uw expertise.  

'U' verwijst naar de directe gebruiker of elke andere persoon namens wie de gebruiker ISC-diensten gebruikt, inclusief maar niet beperkt tot de ISC-website, en persoonlijke gegevens verstrekt. 

Voor de doeleinden van dit Beleid wordt AI (Kunstmatige Intelligentie) in grote lijnen gebruikt en omvat elke machinegebaseerde technologie die afhankelijk is van grote datasets om resultaten te genereren die de menselijke intelligentie nabootsen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, Large Language Models (LLM's) en plug-ins met AI-functionaliteit.    

2. De gegevens die we verzamelen en hoe we deze gebruiken 

A. Gegevens over websitegebruik

Gebruiksgegevens worden automatisch verzameld van gebruikers van de ISC-website (https://council.science), om ons te helpen onze service te analyseren en te verbeteren.   

Gebruiksgegevens kunnen informatie omvatten zoals het internetprotocoladres van uw apparaat (bijv. IP-adres), browsertype, browserversie, de pagina's van de website die u bezoekt, de tijd en datum van uw bezoek, de tijd die u op die pagina's hebt doorgebracht, het unieke apparaat identificatiegegevens en andere diagnostische gegevens. 

Wanneer u de website bezoekt via of via een mobiel apparaat, kunnen we automatisch bepaalde informatie verzamelen, inclusief maar niet beperkt tot het type apparaat dat u gebruikt, uw besturingssysteem en browser, brede locatie en andere diagnostische gegevens. 

We kunnen externe dienstverleners gebruiken om het gebruik van onze website te monitoren en analyseren. 

B. Andere soorten gegevens die we verzamelen 

We verzamelen gegevens over onze ledenorganisaties, inclusief contactgegevens van ledencontactpersonen en de geschiedenis van belangrijke interacties met het lid, inclusief financiële transacties. Wij bewaren deze gegevens voor administratieve, juridische en communicatiedoeleinden en werken deze regelmatig bij.  

We verzamelen gegevens over genomineerden en kandidaten voor verschillende soorten selectieprocessen, waaronder voor lidmaatschap van bestuursorganen en commissies, de ISC Fellowship, roosters van deskundigen, ongeacht of ze zelf zijn genomineerd, genomineerd door anderen of rechtstreeks zijn uitgenodigd door de ISC. We verzamelen ook persoonlijke gegevens via wervingsprocessen. 

Als u succesvol bent in een selectieproces of als u een uitnodiging accepteert om in een bepaalde hoedanigheid bij het ISC te dienen, moeten we mogelijk om meer persoonlijke informatie vragen en kunnen we met uw uitdrukkelijke toestemming een deel van uw persoonlijke informatie op de ISC-website plaatsen. Leden van de Raad van Bestuur zijn volgens de Franse wet verplicht om specifieke persoonsgegevens te verstrekken.  

We verzamelen persoonlijke gegevens van bijdragers aan onze enquêtes, oproepen, activiteiten en resultaten en van registranten en deelnemers aan persoonlijke en online bijeenkomsten, om onze diensten te verlenen, de kwaliteit ervan te controleren en te verbeteren, en bijdragen te erkennen. We kunnen de lijst met bijdragers aan of deelnemers aan een ISC-project of -bijeenkomst publiceren in een rapport of ander resultaat, zonder contactgegevens.  

We gebruiken persoonlijke gegevens om nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen en andere informatie te sturen die van professioneel belang kan zijn voor onze gebruikers. U kunt zich afmelden voor het ontvangen van deze berichten door de link 'afmelden' te volgen of de instructies te volgen die u vindt in elke e-mail die we verzenden. 

We verzamelen gegevens over onze partners en over onze huidige of potentiële sponsors en donoren, inclusief contactgegevens van verbindingspersonen en de geschiedenis van belangrijke interacties tussen het ISC en de organisatie, inclusief financiële transacties. 

Wij verzamelen gegevens over deskundigen in de domeinen van onze activiteit met als doel een database op te bouwen van deskundigen die mogelijk geïnteresseerd zijn om bij ons werk betrokken te worden. Deze bestaan ​​uit openbaar beschikbare gegevens en worden alleen gebruikt om om professionele redenen contact met u op te nemen.  

Wij verzamelen gegevens over onze dienstverleners met het oog op het beheer van onze servicecontracten.  

Als u recht heeft op het declareren van onkosten op grond van het reisbeleid van ISC, verzamelen wij persoonlijke gegevens van u om ons in staat te stellen de betaling te verwerken, inclusief uw naam, adres en bankrekeninggegevens.  

Alle informatie die u ermee instemt te verstrekken met betrekking tot geslacht, leeftijd, handicap, etnische afkomst of nationaliteit, zal alleen worden gebruikt met het oog op het monitoren en bevorderen van diversiteit en gelijkheid en zal vertrouwelijk worden bewaard.  

Gegevens die we verzamelen over onze leden, partners, sponsors, donateurs en individuen worden opgeslagen in ons CRM, Salesforce, via webformulieren op het contentmanagementsysteem van onze website en in Office 365.  

Er zal geen geautomatiseerde besluitvorming plaatsvinden op basis van informatie die we via onze online diensten verzamelen.  

3. Audio- en visuele opname 

We documenteren onze evenementen met fotografie en film en nemen vaak onze online bijeenkomsten op, om onze legitieme belangen na te streven.  

Deelnemers aan persoonlijke evenementen worden vooraf gewaarschuwd dat ze op foto of film kunnen worden vastgelegd en dat ze het recht hebben om te weigeren dat een afbeelding of film wordt gebruikt als ze duidelijk zichtbaar zijn op een foto of film.  

We kunnen afbeeldingen en opnames gebruiken om ISC-evenementen en -activiteiten te promoten, onder meer op de website en op sociale-mediasites van ISC, in promotiemateriaal en in de media, e-mailmarketing en campagnes en in rapporten over het werk van het ISC.  

We kunnen afbeeldingen of opnames delen met partners in een evenement of activiteit.  

We kunnen AI-technologieën gebruiken om audio- en visuele opnames te analyseren om ons inzicht in de deelname aan en betrokkenheid bij online evenementen te vergroten of om een ​​samenvatting van vergaderingen te genereren (met behulp van programma's zoals Otter.ai), met toestemming van de deelnemers. 

4. Sociale media 

Onze online dienst bevat links of plug-ins naar sociale netwerken, waaronder, maar niet beperkt tot, Facebook, LinkedIn, X (voorheen Twitter), Instagram, Mailchimp, YouTube en Threads. Dit privacybeleid is niet van toepassing op ISC-pagina's/profielen op deze platforms. Raadpleeg het relevante privacybeleid van elk van de providers. 

5. Bewaren van informatie 

Wij bewaren uw Persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verzameld, of zolang wij verwachten dat vervolgcommunicatie noodzakelijk of wenselijk kan zijn. Wij zullen uw Persoonsgegevens bewaren en gebruiken voor zover dat nodig is om onze diensten te verlenen, onze overeenkomsten en ons beleid te implementeren, aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen en mogelijke geschillen op te lossen. 

We bewaren gebruiksgegevens ook voor interne analysedoeleinden. Gebruiksgegevens worden over het algemeen voor een kortere periode bewaard, behalve wanneer deze gegevens worden gebruikt om de veiligheid te versterken of om de functionaliteit van onze service te verbeteren, of als we wettelijk verplicht zijn om dergelijke gegevens voor langere tijd te bewaren. 

6. Delen en openbaar maken van gegevens 

Wij zullen uw persoonlijke gegevens nooit verkopen of delen voor winst- of reclamedoeleinden. In de volgende situaties kunnen wij uw persoonlijke gegevens met andere partijen delen: 

• Met AVG-conforme dienstverleners, om onze diensten aan te bieden en het gebruik ervan te monitoren en analyseren. Dienstverleners hebben uitsluitend toegang tot uw Persoonsgegevens om hun taken namens ons uit te voeren en mogen deze niet voor enig ander doel openbaar maken of gebruiken. 
• In het kader van een selectieproces, met externe reviewers of leden van een selectiepanel, die vertrouwelijkheid en discretie hoog in het vaandel hebben staan.  
• Met onze gelieerde ondernemingen of partners, waaronder ISC Regional Focal Points, in het kader van gezamenlijke activiteiten, in welk geval wij van deze gelieerde ondernemingen zullen eisen dat zij dit Privacybeleid naleven. 
• Als het ISC betrokken is bij een fusieproces, kunnen uw Persoonsgegevens worden overgedragen. Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen voordat uw Persoonsgegevens worden overgedragen en onderworpen worden aan een ander Privacybeleid. 
• Indien dit wettelijk verplicht is of als reactie op geldige verzoeken van overheidsinstanties (bijvoorbeeld een rechtbank of een overheidsinstantie). 
• In de goede trouw van mening dat een dergelijke actie noodzakelijk is om: 
  • Voldoen aan een wettelijke verplichting 
  • Bescherm en verdedig de rechten en eigendom van ISC 
  • Het voorkomen of onderzoeken van mogelijke misstanden in verband met de dienstverlening 
  • Bescherm de persoonlijke veiligheid van gebruikers van de diensten of het publiek 
  • Bescherm tegen wettelijke aansprakelijkheid. 

7. Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens onder de AVG 

In overeenstemming met de AVG verwerken wij Persoonsgegevens onder de volgende voorwaarden: 

• Wanneer u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van Persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. 
• Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u en/of voor eventuele precontractuele verplichtingen daarvan. 
• Wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan het ISC is onderworpen. 
• Wanneer dit noodzakelijk is om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen. 
• Wanneer het verband houdt met een taak die wordt uitgevoerd in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het officiële gezag dat aan het ISC is toegekend. 
• Wanneer dit noodzakelijk is voor de legitieme belangen van het ISC. 

In ieder geval helpt het ISC graag mee om de specifieke rechtsgrondslag die van toepassing is op de verwerking te verduidelijken, en in het bijzonder of het verstrekken van Persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, dan wel een vereiste die noodzakelijk is om een ​​contract aan te gaan. 

8. Uw rechten en keuzes  

Het ISC verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te respecteren en te garanderen dat u uw rechten kunt uitoefenen. 

U hebt onder dit privacybeleid en volgens de wet als u zich binnen de EU bevindt, het recht om: 

• Toegang krijgen tot de informatie die we over u hebben, bijwerken of verwijderen.  
• Verzoek om correctie van de Persoonsgegevens die wij van u bewaren.
• Bezwaar maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens. Dit recht bestaat wanneer wij ons baseren op een legitiem belang als rechtsgrondslag voor onze verwerking en er iets is aan uw specifieke situatie waardoor u bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw Persoonsgegevens op deze grond.  
• Verzoek om de overdracht van uw Persoonsgegevens aan u, of aan een door u gekozen derde partij, in een gestructureerd, veelgebruikt, machinaal leesbaar formaat. Houd er rekening mee dat dit recht alleen van toepassing is op geautomatiseerde informatie waarvoor u ons in eerste instantie toestemming hebt gegeven om deze te gebruiken of waarbij we de informatie hebben gebruikt om een ​​contract met u uit te voeren. 
• Trek uw toestemming in. Als u uw toestemming intrekt, kunnen wij u mogelijk bepaalde onderdelen of al onze diensten niet leveren. 

9. Uitoefening van uw AVG-gegevensbeschermingsrechten 

U kunt uw recht op toegang, rectificatie, annulering en verzet uitoefenen door contact met ons op te nemen. Wij doen ons best om u zo snel mogelijk te antwoorden. Houd er rekening mee dat we u mogelijk vragen uw identiteit te verifiëren voordat we op dergelijke verzoeken ingaan.  

U heeft het recht om bij een Gegevensbeschermingsautoriteit een klacht in te dienen over onze verzameling en gebruik van uw Persoonsgegevens. Als u zich in de Europese Economische Ruimte (EER) bevindt, kunt u voor meer informatie contact opnemen met uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit. 

10. Dataveiligheid  

De veiligheid van uw Persoonsgegevens is belangrijk voor ons, maar geen enkele methode van verzending via internet of methode van elektronische opslag is 100% veilig. Hoewel we ernaar streven commercieel aanvaardbare middelen te gebruiken om uw Persoonsgegevens te beschermen, kunnen we door het gebruik van beveiligde authenticatieprocessen in twee stappen de absolute veiligheid ervan niet garanderen. 

Onze dienst kan links bevatten naar andere websites die niet door ons worden beheerd. Als u op een link van een derde partij klikt, wordt u naar de site van die derde partij geleid. Wij raden u ten zeerste aan om het privacybeleid van elke site die u bezoekt te lezen. 

We hebben geen controle over en nemen geen verantwoordelijkheid voor de inhoud, het privacybeleid of de praktijken van sites of services van derden. 

11. Internationale overdracht van gegevens 

Uw gegevens, inclusief Persoonsgegevens, worden verwerkt op de kantoren van het ISC en op andere plaatsen waar de bij de verwerking betrokken partijen zich bevinden. Het betekent dat deze gegevens kunnen worden overgedragen naar – en bewaard op – computers die zich buiten uw lokale rechtsgebied bevinden, waar de wetten inzake gegevensbescherming kunnen verschillen van die in uw rechtsgebied. 

Uw toestemming voor dit privacybeleid, gevolgd door uw indiening van gegevens, betekent dat u akkoord gaat met die overdracht. 

We zullen alle redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig en in overeenstemming met dit Privacybeleid en de AVG worden behandeld en dat er geen overdracht van uw Persoonsgegevens naar een organisatie of een land plaatsvindt, tenzij er AVG-conforme controles zijn ingevoerd. voor de veiligheid van uw gegevens. 

12. Neem contact met ons op  

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens wilt uitoefenen, kunt u per e-mail contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op: [e-mail beveiligd].