Het is halverwege de ochtend in Kingston en terwijl hij vanuit een vergaderruimte bij SRC op Jamaica vertrekt, blikt Ricardo Gowdie, teamleider Management Information Systems (MIS), terug op zijn professionele reis en wat zijn werk tot nu toe heeft geïnspireerd.
"Ik zou graag zien dat Jamaica een technologisch gedreven natie wordt, en ik probeer daar in wezen aan te werken. Het is voor mij een eer om bij te dragen aan het optimaliseren van de manier waarop een invloedrijke raad zoals de SRC de tijd waarin we leven omarmt."
Ricardo werkt al twintig jaar in de digitale wereld, waarvan de afgelopen anderhalf jaar bij het SRC. Als Jamaica's belangrijkste onderzoeksinstituut biedt het SRC diverse diensten aan, waaronder onderzoeksondersteuning voor de agrarische sector, productontwikkeling en -testen, en een pilotfabriek voor de voedselproductie waar bedrijven prototypes of producten kunnen produceren om de markt te veroveren. In zijn rol houdt Ricardo toezicht op de strategische prioriteit van de Raad: het implementeren van technologische oplossingen die gericht zijn op het verbeteren van de efficiëntie en dienstverlening.
Het MIS-team van de Wetenschappelijke Onderzoeksraad van Jamaica. Van links naar rechts: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Waarom digitaal, en waarom nu?
De SRC heeft een duidelijke visie op digitale groei, met name op het gebied van infrastructuurvernieuwing en databeheer. Tot nu toe is er aanzienlijke vooruitgang geboekt, meest recentelijk met Ricardo die toezicht houdt op de optimalisatie van de manier waarop de Raad intern en met de buitenwereld communiceert. Hij heeft initiatieven geleid om netwerksystemen te upgraden die de snelheid, veiligheid en betrouwbaarheid van de data die tussen verschillende afdelingen van de Raad wordt uitgewisseld, verbeteren. Het MIS-team heeft ook de website van de SRC vernieuwd om de communicatie met het publiek te verbeteren en analyses geïntegreerd om hun publiek beter te begrijpen.
Het ISC-project Wetenschapsorganisaties in het digitale tijdperk De SRC-campagne kwam op een moment dat ze strategisch nadachten over het verminderen van de frictie in de manier waarop ze met hun klanten omgaan en van hen leren. Als onderdeel van de groep hadden ze zich op veel dingen kunnen richten. Ze kozen er echter voor om prioriteit te geven aan één onderdeel van hun bedrijf dat aanzienlijke inkomsten genereert: de pilotfabriek. Hier verkopen ze tijd voor het gebruik van hun ISO-gecertificeerde faciliteit, waar klanten prototypes kunnen leveren voor productie en testen.
Om gebruik te kunnen maken van de pilot-installatie, moeten klanten momenteel handmatig boeken. Dit planningsproces leidt vaak tot dubbele boekingen, wat leidt tot inefficiëntie en een slechte klantervaring. De grootste uitdaging is het gebrek aan transparantie. Er is geen eenvoudige manier om te zien wanneer apparatuur beschikbaar is of hoe de planning flexibel beheerd kan worden. Bij deelname aan het ISC-project zochten Ricardo en zijn team naar begeleiding bij het moderniseren van dit proces en het implementeren van een geautomatiseerd online boekingssysteem. Voor SRC zou naadloze boeking een goed geplande inzet van hun installatie en een beter voorspelbare omzet mogelijk maken.
Een reisrichting
Via het ISC-project maakte Ricardo kennis met nieuwe methodologieën die zijn blik verruimden.
"Ik heb me altijd gericht op de technologie; hoe je die laat werken, hoe je die aan de praat krijgt", legt Ricardo uit. "Maar nu denk ik na over de mensen die het gebruiken, hoe ze ermee omgaan en hoe het in hun workflow past. Dat is de echte verandering."
De sessies moedigden hem aan om een aanpak te kiezen waarbij stakeholders al vroeg betrokken werden, gebruikerservaringen werden begrepen en feedback werd geïntegreerd in de juiste projectfasen. Deze mentaliteitsverandering heeft zijn aanpak van het nieuwe boekingssysteem voor de pilotfabriek beïnvloed. In plaats van het volledige systeem in één keer te bouwen, hebben Ricardo en zijn team gekozen voor een gefaseerde implementatie, te beginnen met een Minimum Viable Product (MVP).
"We hebben besloten om klein te beginnen en stapsgewijs op te bouwen. Zo kunnen we in elke fase bijsturen en feedback krijgen", legt Ricardo uit.
Deze strategie is ontworpen om de implementatie te stroomlijnen en tegelijkertijd de weerstand van het personeel te verminderen door hen al vroeg in het proces te betrekken. Als onderdeel hiervan heeft Ricardo gewerkt aan een verandermanagementplan dat regelmatige betrokkenheid van het personeel bij de ontwikkelingsfases omvat.
Ricardo maakte ook kennis met het cruciale belang van visualisatie. Of het nu gaat om het conceptualiseren van het hele project op een whiteboard of het opschrijven van specifieke vereisten voor elke fase, hij begrijpt nu dat helderheid essentieel is om valkuilen te vermijden. Hoe meer hij visualiseert, hoe gemakkelijker hij hiaten kan ontdekken en de afstemming kan waarborgen.
Dankzij de MVP-aanpak kunnen ze bovendien kostbare fouten vermijden.
"We wilden er zeker van zijn dat we iets bouwden dat gebruikers ook daadwerkelijk willen gebruiken", zegt Ricardo.
Ricardo's langetermijnvisie voor SRC is duidelijk: een gebruikersgericht technologisch ecosysteem waar digitale tools voortdurend evolueren om te voldoen aan de behoeften van zowel medewerkers als klanten. Het uiteindelijke doel is een digitaal verbonden SRC te creëren. Een SRC waar zowel interne systemen als klantgerichte diensten naadloos geïntegreerd zijn.
Terwijl Ricardo en zijn team werken aan de afronding van het boekingssysteem van de pilotfabriek, zijn ze al bezig met het plannen van de volgende stappen in de bredere digitale strategie van het SRC. Een van de belangrijkste pijlers van de strategie is de digitalisering van fysieke activa, en Ricardo voorziet dat het project de weg vrijmaakt voor toekomstige digitaliseringsinspanningen.
Zodra het systeem volledig operationeel is, hoopt Ricardo dat het de weg vrijmaakt voor de integratie van AI-tools en data-analyse, wat het leren en de klantenservice ten goede zou komen. Hij daagt zijn team nu al uit om na te denken over hoe ze deze data kunnen gebruiken om de flexibiliteit en responsiviteit van hun processen te verbeteren.
"Ik wil dat we digitale transformatie blijven omarmen op een manier die voor ons werkt. De technologie die ik wil bouwen, is er een die het leven van mensen gemakkelijker maakt", besluit Ricardo.
Erkenning van financiering: Dit werk werd uitgevoerd met behulp van een subsidie van het International Development Research Centre (IDRC) in Ottawa, Canada. De hierin geuite meningen weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs die van IDRC of haar raad van bestuur.
Lees meer over Wetenschapsorganisaties in het digitale tijdperk 
Lees meer over Science Systems Futures 
Lees meer over Centrum voor Wetenschap Futures 
Lees meer over Een nieuwe visie voor een grensloos symposium 
Lees meer over Een tool om een online of hybride conferentie te plannen 
Lees meer over Een tool om de gebruikerservaring in een wetenschappelijke organisatie te verbeteren 
