Bij het managen van een wetenschappelijke organisatie zijn bijeenkomsten die onderzoekers, beleidsmakers, leden en andere belanghebbenden samenbrengen vaak essentieel. Deze bijeenkomsten vinden steeds vaker online plaats.
Goed ontworpen online conferenties kunnen de toegankelijkheid vergroten, kosten en uitstoot verminderen, en stemmen bereiken die bij fysieke evenementen vaak buiten de boot vallen. Dit vereist echter tijd en expertise.
Deze gids is gebaseerd op echte voorbeelden van wetenschappelijke organisaties en presenteert een gestructureerd proces in zes delen ter ondersteuning van het ontwerp van online- en hybride conferenties, waarbij duidelijkheid, gelijkheid en impact voorop staan.
Het doel van de tool is om evenementenorganisatoren te helpen nadenken over wat er op een praktische manier nodig is om een boeiende, inclusieve online of hybride conferentie te organiseren.
Het is verdeeld in zes secties:
Elke sectie combineert belangrijke inzichten en werkbladen om een organiserend team te helpen bij het nemen van beslissingen. Je kunt de sectie van begin tot eind doornemen, of direct naar de sectie gaan die er het meest toe doet.
Hoe te gebruiken
De tool werkt even goed met één organisator als met een team. Als je in een team werkt, kun je de werkbladen gebruiken als aanleiding voor discussie.
Uw online conferentie plannen
Opties voor het gebruik van het document:
Na het voltooien van de tool
Zodra de gids compleet is, worden het doel, de omvang en de opzet van het evenement duidelijk uiteengezet.
Praktische checklists en vastgelegde beslissingen worden op één plek verzameld. Dit vereenvoudigt het proces van het briefen van partners, leveranciers en vrijwilligers en ondersteunt de levering van een online evenement dat doelgericht en boeiend aanvoelt.
Of het nu gaat om een kleine specialistische bijeenkomst of een grote hybride conferentie, deze tool helpt bij het creëren van ervaringen die verder gaan dan een reeks presentaties en dia's. Het ondersteunt het opzetten van evenementen die levendig, inclusief en de moeite waard zijn om bij te wonen.
Voor meer begeleiding bij het opbouwen van vaardigheden in digitale tools en werkwijzen, zie Digitale volwassenheid versterken: een praktische toolkit voor wetenschappelijke organisaties.
Erkenning van financieringDe toolkit is ontwikkeld op basis van de ervaringen van elf ISC-leden die deelnamen aan het project, ondersteund door het International Development Research Centre (IDRC). De hierin geuite meningen weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs die van IDRC of haar raad van bestuur.
Lees meer over Centrum voor Wetenschap Futures 
Lees meer over Science Systems Futures 
Lees meer over Wetenschapsorganisaties in het digitale tijdperk 
Lees meer over Een nieuwe visie voor een grensloos symposium 
Lees meer over een mensgerichte aanpak voor het bouwen van digitale paden 
Lees meer over Een tool om de gebruikerservaring in een wetenschappelijke organisatie te verbeteren 