Een hulpmiddel om een ​​online of hybride conferentie te plannen

Bij het managen van een wetenschappelijke organisatie zijn bijeenkomsten die onderzoekers, beleidsmakers, leden en andere belanghebbenden samenbrengen vaak essentieel. Deze bijeenkomsten vinden steeds vaker online plaats.

Goed ontworpen online conferenties kunnen de toegankelijkheid vergroten, kosten en uitstoot verminderen, en stemmen bereiken die bij fysieke evenementen vaak buiten de boot vallen. Dit vereist echter tijd en expertise.

Deze gids is gebaseerd op echte voorbeelden van wetenschappelijke organisaties en presenteert een gestructureerd proces in zes delen ter ondersteuning van het ontwerp van online- en hybride conferenties, waarbij duidelijkheid, gelijkheid en impact voorop staan.

Een introductie tot de tool

Het doel van de tool is om evenementenorganisatoren te helpen nadenken over wat er op een praktische manier nodig is om een ​​boeiende, inclusieve online of hybride conferentie te organiseren.

Het is verdeeld in zes secties:

• Doel en resultaat – definieer waarom het evenement bestaat en hoe succes eruitziet
• Mensen & Toegang – identificeer het publiek van het evenement en zorg ervoor dat iedereen kan deelnemen
• Platform & Productie – kies de juiste tools en bezorgopstelling
• Programma & Formaten – ontwerpsessies die aansluiten op de digitale aandachtsspanne
• Betrokkenheid en gemeenschap – ruimtes creëren voor interactie en verbinding
• Meting en nalatenschap – vastleggen wat werkte en de lessen meenemen naar de toekomst
  

Elke sectie combineert belangrijke inzichten en werkbladen om een ​​organiserend team te helpen bij het nemen van beslissingen. Je kunt de sectie van begin tot eind doornemen, of direct naar de sectie gaan die er het meest toe doet.

Hoe te gebruiken

De tool werkt even goed met één organisator als met een team. Als je in een team werkt, kun je de werkbladen gebruiken als aanleiding voor discussie.

Uw online conferentie plannen

Opties voor het gebruik van het document:

• Print het formulier uit en vul de verschillende onderdelen met de hand in.
• Vul het PDF-bestand in op een computer (aanbevolen boven een telefoon).

Download

Na het voltooien van de tool

Zodra de gids compleet is, worden het doel, de omvang en de opzet van het evenement duidelijk uiteengezet.

Praktische checklists en vastgelegde beslissingen worden op één plek verzameld. Dit vereenvoudigt het proces van het briefen van partners, leveranciers en vrijwilligers en ondersteunt de levering van een online evenement dat doelgericht en boeiend aanvoelt.

Of het nu gaat om een ​​kleine specialistische bijeenkomst of een grote hybride conferentie, deze tool helpt bij het creëren van ervaringen die verder gaan dan een reeks presentaties en dia's. Het ondersteunt het opzetten van evenementen die levendig, inclusief en de moeite waard zijn om bij te wonen.

Voor meer begeleiding bij het opbouwen van vaardigheden in digitale tools en werkwijzen, zie Digitale volwassenheid versterken: een praktische toolkit voor wetenschappelijke organisaties.

Begeleidende bronnen

• Rapport: Het benutten van ‘digitaal’ voor wetenschap in omgevingen met minder middelen
• Toolkit: Het versterken van de digitale volwassenheid van wetenschappelijke organisaties
• Gereedschap: Digitale Volwassenheidstest
• Gereedschap: In kaart brengen van de gebruikersreis

Erkenning van financieringDe toolkit is ontwikkeld op basis van de ervaringen van elf ISC-leden die deelnamen aan het project, ondersteund door het International Development Research Centre (IDRC). De hierin geuite meningen weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs die van IDRC of haar raad van bestuur.

Schakel JavaScript in uw browser in om dit formulier in te vullen.

Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrieven

E-mail *

VOLGENDE

E-mail *

Naam *

Voornaam*

Achternaam*

Welke nieuwsbrief(en) wilt u ontvangen? *

• Belangrijkste nieuwsbrief: ISC Maandelijks
• Wetenschap voor rampenrisicovermindering
• Wetenschap bij de VN-gemeenschapsupdates
• Open science
• ISC-vacature-alerts
• Regionale updates: Latijns-Amerika en het Caribisch gebied
• Regionale updates: Afrika
• Regionale updates: Azië-Pacific

Machtigingen voor gegevensgebruik *

• Je hebt mijn toestemming om me te e-mailen

U kunt op elk moment van gedachten veranderen door op de afmeldlink te klikken in de voettekst van elke e-mail die u van ons ontvangt, of door contact met ons op te nemen via [e-mail beveiligd].

Lees meer over ons privacybeleid: Privacybeleid.

Inschrijven