Voor een overzichtelijke boekenplank in haar kantoor in Barcelona vertelt Cecilia Delgado-Molina, uitvoerend secretaris van de International Sociological Association (ISA), over een gedenkwaardige ervaring die ze aan de andere kant van de wereld meemaakte, in het eerste jaar dat ze aantrad.
Uiteindelijk betaalden we voor lege zalen. Omdat mensen lange afstanden hadden afgelegd voor persoonlijke interactie, kwamen ze niet opdagen voor hybride sessies die door sprekers werden geleid via een scherm ter plaatse.
Cecilia verwijst naar een hybride conferentie die in 2023 in Australië werd gehouden, het experiment van ISA met hybride oplossingen. “Na die conferentie voelden we meer dan ooit dat de ISA een diepgaande verandering nodig had.”
De weg vooruit was ontmoedigend. ISA was opgericht in 1949 en de methoden leken net zo stevig geworteld in de 20e eeuw. In 2023 begon de ISA echter, onder leiding van de president en het uitvoerend comité, te denken aan een transformatie die digitaal is, ja, maar ook cultureel. Er werd erkend dat er een herkadering nodig was in ieders denken.
Cecilia is een Mexicaanse socioloog wiens carrière al lange tijd verweven is met de wereldwijde onderzoeksnetwerken van ISA. Ze leidt het secretariaat van de vereniging, een toegewijd team dat zich inzet voor de missie en activiteiten van ISA. Het secretariaat kreeg de taak om die visie op digitale transformatie te implementeren, die bestaat uit: het bevorderen van een digitaal verbonden gemeenschap, het verbeteren van de dienstverlening aan leden en het ondersteunen van de wereldwijde onderzoeksnetwerken van ISA. Het uiteindelijke doel is om een vereniging te ontwikkelen met duurzame, gebruikersgerichte digitale strategieën die een toewijding aan inclusiviteit, toegankelijkheid en wereldwijde samenwerking weerspiegelen.
De eerste stap van het Secretariaat was doorslaggevend: het papieren archief van de ISA moest verdwijnen! In 2024 stopte de vereniging met het archiveren van papier. Alle nieuwe materialen staan nu in hun speciaal ontwikkelde online ledenportaal. Na drie intensieve maanden van migratie bracht dit portaal eenvoudigere lidmaatschapsverlengingen, realtime betalingen en digitale bronnen rechtstreeks naar de handen van leden.
Het was een goed begin, maar Cecilia wist dat de digitale volwassenheid van ISA pas echt op de proef werd gesteld als er opnieuw werd nagedacht over de manier waarop de leden samenwerken, leren en contact leggen met de vereniging.
Wanneer de ISC Digital Journeys-project Toen Cecilia 11 ISC-leden een gerichte coaching voor digitale transformatie aanbood, greep ze die kans met beide handen aan. De dringende uitdaging voor ISA was het ontwerpen van een volledig online symposium voor 2026. Cecilia besefte dat eerdere experimenten niet hadden gewerkt, zoals de eerder genoemde hybride conferentie, die aanvoelde alsof twee werelden slecht met elkaar botsten. Voor ISA zou een volledig online symposium een grotere vertegenwoordiging van de mondiale meerderheidsregio's mogelijk maken.
De concrete ondersteuning die Cecilia en haar team van de cohort zochten, was bedoeld om het vertrouwen te vergroten om verder te gaan met het zoeken naar geschikte technische partners voor dit volledig online symposium. Ze hadden hulp nodig bij het opstellen van een Request for Proposal (RfP).
In drie sessies met een toegewijde coach werden de ambities van ISA geconceptualiseerd in een RfP die veelbelovend is voor een meer verbonden en betrokken digitale bijeenkomst. De coach van ISA hielp het team om complexe technische behoeften te vertalen naar heldere eisen. Tegen juni 2025 RfP was gepubliceerd, met voorstellen van technologiepartners over de hele wereld.
Vooruitkijkend ziet het Secretariaat het online symposium van 2026 als de belangrijkste stap van ISA tot nu toe. Hun visie is overtuigend inclusief: We verwachten meer diversiteit, vooral uit regio's die doorgaans ondervertegenwoordigd zijn. Dit zal deelname mogelijk maken voor wetenschappers die zich reizen niet kunnen veroorloven vanwege klimaat-, kosten- of gezondheidsproblemen.
Groepsfoto met ISA-voorzitter Geoffrey Pleyers, ISA-secretaris Cecilia Delgado-Molina, ISA-secretariaatsmedewerkers en lokale vrijwilligers tijdens het 5e ISA-sociologieforum in Rabat, Marokko (2025). Credit: © International Sociological Association.
Terwijl we bezig waren met de RfP, kwam er nog iets onverwachts naar boven. “In eerste instantie dachten we dat we alleen maar moesten uitzoeken welk platform we moesten kiezen,” zegt Cecilia. “Maar wat eruit kwam was veel groter: een duidelijke, gestructureerde toolkit die een soortgelijke organisatie die met dezelfde digitale onzekerheid te maken heeft, van dienst kan zijn.”
Deze blog introduceert een stapsgewijze handleiding die wetenschappelijke organisaties helpt bij het plannen en organiseren van effectieve online conferenties. Het biedt een praktische manier om elke fase van een digitaal of hybride evenement te overdenken – van het bepalen van je doel en het betrekken van deelnemers tot het vastleggen van de nalatenschap achteraf.
De resulterende toolkit biedt een eenvoudig stappenplan voor het organiseren van inclusieve online evenementen. Ten eerste vereist het duidelijkheid: Waarom deze conferentie? Hoe ziet succes er werkelijk uit? Vervolgens wordt de aandacht gericht op de deelnemers die erbij betrokken zouden zijn: Wie zijn ze eigenlijk? Dit geldt vooral voor uiteenlopende wereldwijde doelgroepen, aangezien hun locatie, taal en beperkingen bepalend moeten zijn voor wat er wordt gebouwd.
Dan komen de praktische zaken. Het kiezen van het juiste platform, het ontwerpen van sessieformats die aansluiten bij de behoeften van de leden en het zorgvuldig creëren van ruimtes voor echte interactie. Cecilia erkent, met haar kenmerkende openheid: "Wij zijn sociologen, maar zelfs wij moesten eraan herinnerd worden dat echte interactie niet zomaar ontstaat. Je moet er bewust de omstandigheden voor creëren."
Een cruciale, maar vaak over het hoofd geziene stap is de laatste pijler van de toolkit: meten en nalatenschap. Wat werkte wel en wat niet? Hoe gaan we ervan leren en het de volgende keer verbeteren?
Het resultaat is een gestructureerde aanpak voor de planning van conferenties, gebaseerd op de realiteit van ISA, die andere wetenschappelijke instellingen wereldwijd eenvoudig kunnen aanpassen.
Maar misschien wel de meest diepgaande les die Cecilia van de reis meenam, was het idee dat verandering continu wordt beoefend. Ze moedigt haar team aan om elke beslissing te zien als een klein experiment, geleid door vragen als: Werkt dit voor onze leden? Zo niet, hoe kunnen we dit aanpassen? Het team heeft deze mentaliteit en aanpak meegenomen in een website-vernieuwingsproject, waarvoor ze momenteel een leverancier selecteren. Ze hoopt dat het verleggen van de focus naar leden als de primaire gebruikers van de tools een leidraad wordt die wordt geïntegreerd in de besluitvorming.
De reis van het Secretariaat is verschoven van de hoop dat lege vergaderzalen gevuld worden naar het actief centraal stellen van de werkelijke menselijke behoeften van de ISA-leden en de gemeenschappen die zij bedienen. Naarmate ISA haar digitale ecosysteem verder uitbreidt, brengt het een hernieuwd gevoel van doelgerichtheid en een belofte met zich mee: geen enkele socioloog wordt buitengesloten.
Afbeelding: The Hybrid ISA World Congress of Sociology, Melbourne, Australië, 2023. Credit: © International Sociological Association.
Lees meer over Wetenschapsorganisaties in het digitale tijdperk 
Lees meer over Science Systems Futures 
Lees meer over Centrum voor Wetenschap Futures 
Lees meer over een mensgerichte aanpak voor het bouwen van digitale paden 
Lees meer over Een tool om een online of hybride conferentie te plannen 
Lees meer over Een tool om de gebruikerservaring in een wetenschappelijke organisatie te verbeteren 